Huishoudelijk regelement

  1. Algemeen
    De Statuten van Harmonievereniging Barendrecht – hierna te noemen ‘de vereniging’ zoals voor
    het laatst vastgesteld in de Algemene vergadering van 11 februari 2014 omschrijven de
    doelstelling van de vereniging en bevatten de algemene bepalingen die voor de vereniging
    gelden. Dit reglement geeft op onderdelen nadere regels die een uitwerking zijn van statutaire
    bepalingen.

    De doelstelling van de vereniging luidt:

    De vereniging heeft ten doel het maken van muziek, show en zang en het doen beoefenen en
    bevorderen daarvan.

    Ieder lid wordt geacht kennis te nemen van de statuten en het huishoudelijk reglement en deze
    na te leven. Een exemplaar van deze stukken is te verkrijgen bij het secretariaat van de vereniging.
    Deze stukken zijn tevens te vinden op de website van de vereniging:
    www.harmoniebarendrecht.nl/praktischeinfo
    Aan dit reglement is een bijlage gehecht die jaarlijks door het bestuur wordt geactualiseerd.
    De inhoud van de bijlage maakt deel uit van het reglement.

  2. Algemene vergadering
    De bevoegdheden van de Algemene vergadering staan omschreven in artikel 17 en volgende
    van de Statuten. Tenminste één maal per jaar wordt door het bestuur een ledenvergadering
    bijeengeroepen.

  3. Leeftijd en lidmaatschap
    Aanmelding als lid dient schriftelijk te gebeuren bij de secretaris. Tot aan het einde van het
    verenigingsjaar waarin een lid 14 jaar is geworden spreekt de vereniging over jeugdleden,
    daarna wordt men lid. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december.

  4. Stemrecht
    Op de jaarlijks te houden algemene vergadering heeft men stemrecht als qua leeftijd de status
    van lid is bereikt. Jeugdleden en ereleden mogen wel de vergadering bijwonen, maar hebben
    geen stemrecht.

  5. Bedanken als lid.
    Dit dient men schriftelijk bij de secretaris te doen, één maand voorafgaande aan het einde van
    het kwartaal. Men blijft contributie verschuldigd tot alle verenigingseigendommen in goede
    staat zijn ingeleverd bij de daarvoor verantwoordelijke persoon.

  6. Bestuur
    Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden. Het kiest uit zijn midden een voorzitter, een
    secretaris en een penningmeester. Zij vormen samen het Dagelijks Bestuur. De taken behorende
    bij deze functies worden als volgt omschreven:

    – Voorzitter:
    De voorzitter bewaakt in het bijzonder de belangen van de vereniging, delegeert
    werkzaamheden, leidt vergaderingen, ondertekent de notulen en andere stukken. Hij
    onderhoudt externe en interne
    contacten voor zover deze taken niet door andere bestuursleden worden behartigd. Voorzitter
    en medebestuursleden zien erop toe dat de statuten en het huishoudelijk reglement stipt
    worden nageleefd en zijn verantwoordelijk voor uitvoering van alle op de algemene vergadering
    genomen besluiten;

    – Secretaris:
    De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie. Hij ontvangt alle ingekomen
    stukken en stelt alle (m.u.v. financiële) uitgaande stukken op, ondertekent deze namens de
    vereniging en zorgt voor distributie en verzending. Hij schrijft vergaderingen uit, stelt de agenda
    samen en draagt zorg voor de verslaglegging. Hij maakt het jaarverslag en beheert het archief.
    Daarnaast draagt de secretaris zorg voor de ledenadministratie, de sleuteladministratie en de
    administratie van het instrumentarium;

    – Penningmeester:
    De penningmeester beheert de financiën van de vereniging. Hij stelt financiële verslagen samen,
    alsmede de begroting. Hij voert correspondentie m.b.t. financiële zaken waaronder het
    indienen van subsidieaanvragen. Hij rapporteert het bestuur regelmatig over de financiële stand
    van zaken. Hij int contributie en donatiegelden en stelt inventarislijsten samen. Hij zorgt voor de
    betaling .

    Binnen het bestuur wordt een taakverdeling afgesproken op voorstel van de voorzitter.
    Het bestuur vergadert volgens afspraak en onderhoudt contacten met overheden,
    muziekbonden zusterverenigingen, gelieerde stichtingen en andere organisaties.

  7. Contributie en betaling
    De contributiebedragen en categorieën zijn vermeld in de bijlage bij dit reglement.
    Jaarlijks wordt de contributie op 1 januari verhoogd met minimaal de indexcijfers van het
    CBS. De contributie is vooruit verschuldigd d.m.v. automatische afschrijving. Het
    Banknummer voor contributie en lesgeld is NL54 INGB 0005 6755 85.
    De hoogte van de contributie (of het lesgeld) mag geen belemmering zijn om van de vereniging
    lid te worden of te blijven. Op aanvraag is bij het Dagelijks Bestuur een regeling te treffen voor
    studenten en voor leden met een minimum gezinsinkomen.

  8. Vriendenclub (v/h donateurs)
    De minimum bijdrage als ‘Vriend’ is in de bijlage vermeld. Bij voorkeur machtigt de vriend de
    vereniging tot automatische incasso. De vrienden worden 2x per jaar op de hoogte gesteld van de
    activiteiten van en ontwikkelingen binnen de vereniging.

  9. Commissies
    Er is een kascommissie, als omschreven in artikel 16 der Statuten, waarnaar wordt verwezen.

    Ingevolge artikel 15 van de Statuten stelt het bestuur een groepscommissie en een
    muziekkeuzecommissie in voor elk orkest, ensemble, koor of groep. In het hierna volgende
    Reglement op de commissies worden de taken en bevoegdheden van de commissies
    omschreven.

    Reglement op de orkest-, koor-, groepscommissies, muziekkeuzecommissies (artikel 15-2 der Statuten)
    Elk tot de vereniging behorend orkest, koor, ensemble of groep (met uitzondering van de jeugdgroepen, die door ouders of leden worden vertegenwoordigd), hierna aan te duiden als ‘(muziek)groep’,

    kent een commissie ter behartiging van de taken en belangen van de muziekgroep. Het betreft taken
    zowel binnen verenigingsverband als extern die door het bestuur aan de commissie zijn gedelegeerd.
    Zij draagt de naam orkestcommissie, koorcommissie of groepscommissie, hierna aangeduid als ‘commissie’. Daarnaast kent elke muziekgroep een muziekkeuzecommissie.

    De commissie bestaat uit tenminste twee leden (afhankelijk van de grootte van de muziekgroep) die
    deel uitmaken van de muziekgroep en door het bestuur op voordracht van de muziekgroep en/of
    commissie worden benoemd en ontslagen. De leden worden benoemd door het bestuur. De
    commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

    De commissie geeft richting aan de muziekgroep en bepaalt in samenspraak met de groep en in overleg met bestuur en dirigent de activiteiten (optredens, uitvoeringen etc.) van de groep in enig verenigingsjaar. Daartoe stelt de commissie een jaarplan op . Zij geeft leiding aan de organisatie van de
    activiteiten van de groep.

    De commissie stimuleert de leden van de groep tot het leveren van de best mogelijke muzikale prestatie. Daarnaast stimuleert de commissie de leden van de groep tot het doen van creatieve voorstellen voor activiteiten, al dan niet in combinatie met andere groepen of orkesten buiten de vereniging.

    Het bestuur kan aan de commissie een bedrag toekennen op basis van een door de commissie opgestelde begroting ten behoeve van de uitvoering van haar algemene taken of voor één of meer specifieke activiteiten van de groep.
    De commissie verricht haar werkzaamheden in nauw overleg met de leden van de groep, de dirigent
    en de muziekkeuzecommissie. Zij vergadert zo vaak als nodig is, echter tenminste eenmaal per jaar
    met de leden van de groep.

    De commissie wordt betrokken bij de selectieprocedure tot het aanstellen van een dirigent. Zij heeft
    een belangrijke stem in de keuze van een dirigent. De verantwoordelijkheid voor het aanstellen van
    een dirigent berust bij het bestuur.

    De dirigent heeft de artistieke leiding en de muzikale eindverantwoordelijkheid. De commissie onderhoudt nauw contact met de dirigent ter bespreking van alle zaken, die de muziekgroep betreffen. De
    commissie is te allen tijde bevoegd het bestuur te adviseren over zaken, betreffende de groep of de
    vereniging in het algemeen in de breedste zin van het woord. Financiële aangelegenheden bespreekt
    zij met de penningmeester van de vereniging.
    Het bestuur heeft eenmaal per jaar een overleg met de commissie en met de dirigent, gezamenlijk of
    afzonderlijk.

    Op de jaarvergadering van de vereniging brengt de commissie schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden en legt verantwoording af van het gevoerde (financieel) beleid.

    Er is een Overleg Groepscommissies (OGC), waarin alle groepscommissies met één persoon vertegenwoordigd zijn. Dit Overleg behartigt de verenigingsbrede aangelegenheden en adviseert het bestuur over alle zaken, de vereniging betreffende. Het OCG vergadert zo vaak als nodig is, echter tenminste eenmaal per jaar. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per jaar met het OGC en kan, indien nodig, een vergadering met het OGC bijeenroepen.

    De muziekkeuzecommissie bestaat uit de dirigent en één of meerdere leden van de groep, die ook lid
    van de groepscommissie kunnen zijn. De leden worden door de groepscommissie aangewezen . De
    commissie kiest uit haar midden een voorzitter. Zij vergadert zowel met de groepscommissie, als
    afzonderlijk.

    Tot de taken van de muziekkeuzecommissie behoren onder meer:
    • Het samen met de dirigent bepalen van het muziekrepertoire voor een bepaalde periode,
    daarbij rekening houdend met orkestbezetting, het technisch en muzikaal niveau van de
    groep en de smaak van de groep en het publiek;
    De zorg voor de bladmuziek / tekstbladen en de verspreiding daarvan onder de leden van de
    groep;
    • Het ontvangen van suggesties uit de groep en deze in overweging nemen.
    De muziekkeuzecommissie communiceert in beginsel met het bestuur via de commissie van de
    groep. Het aankopen van bladmuziek dient de commissie af te stemmen met de penningmeester.

    1. De muziekpraktijk
    De vereniging heeft een maatschappelijke functie binnen de gemeente en is om die reden ge –
    houden tot optredens bij bijzondere gelegenheden zoals Koningsdag, 4 en 5 mei. Daarnaast verzorgt zij openbare optredens, zoals het Nieuwjaarsconcert, optredens tijdens bijv. het Lente
    Event en Zomer- en WinterFeest, RoPaRUn.

    De vereniging kent orkesten, ensembles, koren en groepen, zoals deze met repetitietijden in de bijlage zijn vermeld.

    Opleidingen
    Doelstelling Blaas- en slagwerkopleidingen
    De vereniging stelt zich ten doel ieder lid op te leiden om zo spoedig mogelijk mee te kunnen spelen in
    één van de orkesten of groepen. Het is mogelijk via de vereniging lessen te volgen en te oefenen in de
    diverse groepen.

    Lessen
    Leerlingen worden door gekwalificeerde docenten opgeleid. De lessen lopen per schooljaar en de lesgelden worden aan het begin van het jaar verhoogd met minimaal de indexcijfers CBS. Opzeggen van de
    lessen moet schriftelijk bij docent én secretaris met een opzegtermijn van 2 maanden.
    Examengelden komen ten laste van de leerling. De docentkosten bij examens worden door de vereniging betaald.
    De lessen zijn minimaal 36x per schooljaar (niet in de basisschoolvakanties). Het lesgeld dient vooruit
    te worden betaald via automatische betaling direct aan de leerkracht. Ook kan men deelnemen aan de
    lessen van de plaatselijke muziekschool. De tarieven stelt de muziekschool vast afhankelijk van de
    lestijd (er gelden 3 tijden/tarieven). Aan leerlingen van de vereniging wordt een speciaal (laag) tarief in
    rekening gebracht.
    Als men stopt met les bij de muziekschool moet dit bij de secretaris ten behoeve van de ledenadministratie worden gemeld. Het cursusjaar van de muziekschool loopt eveneens per schooljaar. De opzegtermijn is 1 maand.

    Instrumenten
    Blaas- en slagwerkinstrumenten worden in principe door de vereniging in bruikleen gegeven. Men is
    persoonlijk aansprakelijk voor het verstrekte instrument of attribuut. Men is verplicht dit goed te onderhouden. Eventuele schade dient direct gemeld te worden.
    Indien men het in bruikleen gegeven instrument voor andere dan eigen verenigingsactiviteiten wil
    gebruiken dient men dit met het bestuur te overleggen.

    Bladmuziek
    De vereniging stelt bladmuziek zoveel mogelijk digitaal ter beschikking. De bladmuziek blijft eigendom van de vereniging.
    Bladmuziek die na gebruik moet worden ingeleverd moet door het lid zorgvuldig worden gebruikt en
    beheerd. Het is niet toegestaan bladmuziek van de vereniging zonder toestemming van het bestuur
    buiten verband van de vereniging te gebruiken of te verspreiden.

    Kleding
    Alle officiële optredens van het Harmonie-, Dag-, Jeugd-, Leerlingenorkest, Aspirantenorkest, BOV
    orkest en Meezingkoor en groepen zijn in uniforme kleding tenzij het door het bestuur/commissie
    anders wordt beslist. Voor het Harmonieorkest wordt door de vereniging tegen een borgstelling (zie
    bijlage) een colbert en/of pantalon verstrekt. Deze zijn het eigendom van de vereniging. De borg krijgt
    men terug als de kledinggestoomd en in goede staat wordt ingeleverd (sweaters worden bij ieder
    optreden uitgedeeld en weer ingenomen). Indien geen uniformpantalon in de juiste maat aanwezig is,
    kan men een eigen zwarte pantalon dragen.

    Voor Het Harmonie- en Dagorkest echter geen spijker- of andere modieuze broek. De leden moeten de
    uniforme kleding schoon en in goede staat houden en zij dienen zelf voor een zwart strikje, zwarte
    sokken/kousen, zwarte schoenen en een wit overhemd of overhemdblouse te zorgen.
    Voor Jongeren-, Jeugd- en Leerlingenorkest en Juniorslagwerk geldt: wit T-shirt en blauwe spijkerbroek. Bij ieder optreden worden voor JO T-shirts, LLO gekleurde petjes en JSLW polo’s uitgedeeld. Adrumaline en Commissie 2e Fase Jeugd heeft haar outfit in eigen beheer.
    Meezingkoor: donkere broek en witte blouse/overhemd met rood accessoir. Big Band zwarte broek
    en overhemd en blauwe strik/boa. Bov zwarte kleding met groene corsage en groene stropdas.

    Repetities en vakantie orkesten
    Het Harmonieorkest repeteert 46 maal per jaar en stopt minimaal 6 weken in de zomervakantie. De
    overige orkesten, groepen en het koor repeteren 40 maal per jaar en stoppen tijdens alle basisschoolvakanties.

    Absentie
    Indien het om welke reden dan ook niet mogelijk is een repetitie of optreden bij te wonen moet men
    dit vooraf melden aan de daarvoor aangewezen persoon.

    Trefpunt
    De door de vereniging gehuurde ruimtes in het Trefpunt worden, behoudens onderverhuur, door de
    vereniging uitsluitend ten behoeve van of in enigerlei verband met verenigingsactiviteiten gebruikt.
    Het verstrekken van consumpties geschiedt door of namens en ten bate van de vereniging tegen de
    door het bestuur vastgestelde prijzen en condities. Degene die gebruik maakt van de ruimte(s) is verantwoordelijk voor het schoon en in goede staat achterlaten van de ruimte(s) bij vertrek en voor het
    aanzetten van het alarm.
    (Licht)alcoholhoudende dranken worden uitsluitend verstrekt door daartoe wettelijk bevoegde personen. Het is verboden alcoholhoudende dranken te verstrekken aan personen beneden de 18 jaar.

    2. Subsidie 6
    Leden van de vereniging met een minimum gezinsinkomen kunnen bij de gemeente een beroep doen
    op het ‘sport, cultuur en educatiefonds'(voor zowel het lesgeld als de contributie ). Informatie bij de
    secretaris of rechtstreeks bij de gemeente.

    3. Slot
    In alle gevallen waarin dit reglement alsmede de statuten niet voorzien beslist het bestuur.
    Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 03 april 2023
    Aldus besloten op de algemene ledenvergadering van 03 april 2023
    Opmerking:
    Waar mannelijke persoonsvormen of –benamingen / functies worden genoemd leze men, waar van
    toepassing, de vrouwelijke variant of anderszins

    Bijlagen:
    1. Contributie
    2. Voorwaarden erelid / lid van verdienste
    3. Afspraken en richtlijnen orkest/koor/groepscommissies

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 3 april 2023. Aldus besloten op de algemene ledenvergadering van 3 april 2023.

Opmerking:

Waar mannelijke persoonsvormen of –benamingen / functies worden genoemd leze men, waar van toepassing, de vrouwelijke variant.